Resumen rápido: registrar la jornada de cada trabajador es obligatorio en España desde mayo de 2019. Lo que todavía no es obligatorio (a 10 de noviembre de 2026) es hacerlo con un sistema exclusivamente digital: el real decreto que lo exigirá sigue pendiente de aprobación en el Consejo de Ministros y no se ha publicado en el BOE. Si tu empresa sigue fichando en papel o en Excel, este es buen momento para cambiar, sin prisas y sin sanciones.
Qué exige la ley hoy
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a todas las empresas, tengan uno o mil trabajadores, a llevar un registro diario de la jornada con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona.
- Quién: todos los trabajadores por cuenta ajena, también a tiempo parcial, en teletrabajo o con jornada flexible.
- Qué: hora de entrada y hora de salida de cada día. Las pausas no son obligatorias por ley, pero conviene registrarlas si no computan como tiempo de trabajo.
- Cuánto tiempo: los registros deben conservarse durante cuatro años.
- A disposición de quién: de los propios trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Hoy la ley no impone un formato: vale una hoja firmada, un Excel o una aplicación, siempre que el registro sea fiable y no se pueda manipular a posteriori.
Qué cambiará con el registro horario digital
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que concreta cómo debe ser el registro. Según los borradores conocidos, el registro tendrá que ser:
- Digital: se acabarían las hojas en papel y las hojas de cálculo que se pueden editar sin dejar rastro.
- Personal: cada trabajador ficha por sí mismo, no lo rellena el encargado al final del mes.
- Trazable: cualquier corrección tiene que quedar registrada, con quién la hizo y por qué.
- Accesible en remoto: la Inspección de Trabajo podrá consultar los datos sin desplazarse a la empresa.
¿Cuándo será obligatorio?
No hay fecha oficial. El recorrido hasta ahora ha sido este:
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprueba tramitar el real decreto por vía urgente.
- Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable y el texto vuelve al ministerio para revisarlo.
- Julio–septiembre de 2026: se aplaza la aprobación para incorporar las observaciones del Consejo de Estado.
- Noviembre de 2026: sigue pendiente. El Gobierno ha dicho que quiere aprobarlo antes de las elecciones del 29 de noviembre.
El borrador prevé que la norma entre en vigor a los 20 días de publicarse en el BOE, con un periodo de adaptación que todavía se está negociando. Actualizaremos este artículo en cuanto haya novedades oficiales.
Qué arriesga una empresa que no registra la jornada
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la realidad, es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Más allá de la multa, el registro es la prueba con la que la empresa puede demostrar las horas realmente trabajadas en caso de reclamación de horas extra.
Cómo prepararse sin complicarse
- Revisa cómo fichas hoy. Si es papel o Excel, es lo que tendrás que cambiar.
- Elige un sistema que ya cumpla lo que viene: fichaje personal (móvil con huella o terminal con PIN), historial de cambios, informes mensuales y acceso para la Inspección.
- Informa al equipo y a la representación legal de los trabajadores de cómo se va a fichar y quién puede corregir un fichaje.
- Prueba durante un mes antes de que sea obligatorio, para detectar casos especiales: turnos partidos, trabajo fuera de la oficina, viajes.
FicVic: el registro de jornada que hemos hecho en Elche
En Item20 desarrollamos FicVic, una aplicación de control horario pensada para pymes: cada trabajador ficha desde el móvil con su huella o en un terminal con PIN, la empresa saca el informe mensual de cada persona y la Inspección puede acceder a los registros. Puedes probarla 30 días gratis.
¿Tienes dudas sobre cómo adaptar el fichaje de tu empresa? Escríbenos y te lo explicamos sin compromiso.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un graduado social o un abogado laboralista. Última revisión: 10 de noviembre de 2026.
